Veelgestelde vragen telefoonservice

Een antwoordservice ondersteunt ondernemers bij het waarborgen van hun telefonische bereikbaarheid. U schakelt uw telefoon eenvoudig door wanneer het intern even niet uitkomt, bijvoorbeeld tijdens:

• Vergaderingen of klantafspraken
• Focusuren
• Ziekte of vakantie
• Onderweg zijn
• Na sluitingstijd

Onze professionele telefonistes nemen op alsof ze uw eigen binnendienst zijn.

Een telefoonservice doet veel meer dan alleen het noteren van een terugbelverzoek. M-contact werkt als een volledige virtuele receptie:

• Beantwoorden en filteren van inkomende gesprekken (ook op acquisitie, als u dat wenst)
• Professioneel en aangekondigd doorschakelen naar de juiste medewerker
• Agendabeheer en afspraken inplannen
• E-mailbeantwoording, livechat en verwerking van veelgestelde klantvragen
• Ticket aanmaken in uw eigen ticketsysteem, indien gewenst

Geef aan wat u nodig heeft; we denken graag mee naar een passende oplossing.

1. Belscript invullen: u geeft aan hoe wij de telefoon moeten beantwoorden en wat we met specifieke vragen moeten doen.
2. Doorschakelnummer ontvangen: wij zetten uw account klaar, instrueren de telefonisten en geven u een uniek doorschakelnummer.
3. Doorschakelen wanneer u wilt: schakel uw toestel direct of vertraagd door (bijvoorbeeld na 4 à 5 keer overgaan). U bent meteen optimaal bereikbaar.

U kunt de doorschakeling op elk moment flexibel aan- en uitzetten met een sneltoets. Handig als u alleen in het hoogseizoen of tijdens vakanties gebruik wilt maken van de service.

Zodra er een oproep binnenkomt op uw unieke doorschakelnummer, verschijnt op het scherm van onze telefoniste direct uw bedrijfsnaam, het afgesproken belscript en eventuele specifieke instructies. Zo merkt de beller geen enkel verschil met een interne medewerker.

Ja, bij M-contact kunt u de telefoonservice 2 weken gratis uitproberen. We evalueren de proefperiode na afloop samen en geven u een helder overzicht van het aantal verwerkte gesprekken plus een prijsindicatie die past bij uw belgedrag. Geen verplichtingen en geen automatische stilzwijgende verlenging; u beslist of u door wilt.

Bij M-contact werken we met transparante tarieven zonder verborgen kosten: een vast maandabonnement inclusief gespreksnotities, plus een bedrag per geslaagde doorverbinding. Mislukte pogingen worden nooit in rekening gebracht. Aan het einde van de maand berekenen we automatisch de voordeligste staffel voor uw volume, zodat u nooit het verkeerde abonnement kiest.

Bekijk de actuele abonnementen en tarieven op onze tarievenpagina.

Binnen 1 uur kunt u al volledig operationeel zijn. Vul het online belscript in, ontvang uw doorschakelnummer en zet de doorschakeling aan.

In de praktijk is er nauwelijks verschil. Veel aanbieders adverteren met “antwoordservice”, omdat dit gevoelsmatig een breder scala aan diensten suggereert. De dienstverlening reikt tegenwoordig veel verder dan enkel het aannemen van de telefoon. Bij M-contact combineren we telefonie met e-mail, WhatsApp, livechat en agendabeheer.

Maximale bereikbaarheid voorkomt dat potentiële klanten bij de concurrent terechtkomen. Een externe telefoonservice biedt daarbij duidelijke voordelen ten opzichte van een eigen telefonist(e) in dienst:

• Geen loondoorbetaling bij ziekte of vakantie, en geen vaste overheadkosten
• Ruime openingstijden: 7 dagen per week van 08:00 tot 21:00 uur, zonder extra kosten
• Opvang van piekmomenten, ook als er meerdere lijnen tegelijk binnenkomen

Een live telefonist(e) geeft de beller meteen een vertrouwd en professioneel gevoel, in plaats van een voicemail die niet meer bij deze tijd past. Zelfs als het antwoord niet direct voorhanden is, weet de klant dat er een notitie is gemaakt en dat er snel contact volgt. Een uitgesteld antwoord is altijd beter dan geen antwoord.

Als de telefonist(e) probeert door te verbinden en u neemt niet op, wordt de beller netjes opgevangen: de telefonist(e) geeft aan dat u momenteel bezet bent, noteert de gegevens en stuurt direct een heldere gespreksnotitie via e-mail of sms. Zo blijft u op de hoogte zonder dat de klant zich weggedrukt voelt.

Ja. M-contact werkt met branche-afdelingen, bijvoorbeeld:

• Zorgverlenende praktijken: vertrouwd met de vaktermen en agenda’s die in de zorg gebruikelijk zijn
• Makelaardij en vastgoed: inclusief het inplannen van bezichtigingen

Doordat we met vaste teams werken, houden we de lijnen kort en krijgen bellers vaak dezelfde telefonist(e) aan de lijn.

Ja. We delen de directe contactgegevens van de afdelingsleider met u. Dit is uw beste aanspreekpunt voor vragen, wijzigingen aan het belscript (per mail, telefoon of WhatsApp) en het terugluisteren van gesprekken.

De pakketten van M-contact zijn maandelijks opzegbaar. Ideaal als u bijvoorbeeld alleen in het hoogseizoen gebruik wilt maken van de service.

Ja, M-contact is 365 dagen per jaar open, zonder toeslag voor feestdagen.

Ja. Dit kan toegevoegd worden aan het belscript. Uw calamiteitenplan vertalen we direct naar een duidelijk belscript, zodat onze agents na een goede triage snel en zorgvuldig kunnen handelen.

Ja. Naast de standaard openingstijden (7 dagen per week van 08:00 tot 21:00 uur) kun je ook volledig rond de klok bereikbaar zijn. Omdat de behoefte hierin per bedrijf verschilt, maken we hiervoor een voorstel op maat. Neem contact met ons op om de mogelijkheden en kosten te bespreken.

Ja, indien gewenst werken we direct in uw CRM- of agendasysteem, en kunnen onze telefonisten ook rechtstreeks een ticket aanmaken in uw ticketsysteem. U hoeft alleen een account voor ons aan te maken.