Verbeteren en besparen gaan prima samen!

Als ondernemer heb je elke werkdag verschillende taken en verantwoordelijkheden. Het grootste deel van je tijd besteedt je aan de kern van het bedrijf, al gaat er waarschijnlijk ook een hoop tijd verloren aan het beantwoorden van telefoontjes, het plannen van afspraken, en het beantwoorden van e-mails. De kans is groot dat er zelfs nog meer zaken zijn die je tijd innemen. En tijd is geld in de zakenwereld. Het inhuren van werknemers om de werklast te verdelen lijkt een dure aangelegenheid, maar het tegenovergestelde is waar. Outsourcing biedt dezelfde servicestandaard met meer flexibiliteit, minder administratief werk en geen kosten vooraf. Kortom; verbeteren en besparen gaan prima samen!

Wat zijn de voordelen van outsourcing?

Door de COVID-19 pandemie worden bedrijven gedwongen op afstand te werken. Dit heeft een revolutie teweeggebracht in ondernemersland. Bedrijven zijn aangewezen op online en telefonische communicatie. Ook heeft de situatie veel vragen beantwoord op het gebied van online veiligheid, productiviteit en samenwerking bij het thuiswerken.
Verschillende bedrijven hebben inmiddels aangegeven dat werknemers eventueel permanent vanuit huis mogen werken als ze dit willen. Werken op afstand is eigenlijk het nieuwe normaal geworden. Ben jij als ondernemer hier al helemaal klaar voor?

Flexibiliteit

Nu veel medewerkers ‘op afstand’ werken, heeft dit de drempel tot outsourcing voor veel bedrijven verlaagd. Veel ondernemers ervaren zelfs een extra niveau van flexibiliteit waarbij de onderneming kan groeien terwijl de financiële risico’s verkleind worden. Bij outsourcing heb je vaak niet te maken met langdurige contracten. Vooral voor bedrijven met seizoensgebonden activiteiten is dit een uitkomst. Bedrijven waarbij de werkdruk onvoorspelbaar is, hebben ook vaak baat bij outsourcing omdat een bedrijf bij een verminderde werkdruk geen verplichtingen heeft.

Tijd besparen

Wanneer gekozen wordt om taken te outsourcing, hoeft de ondernemer zelf niet door de wervingsprocedure te gaan. In werving, training en coaching gaat veel kostbare tijd zitten. Natuurlijk is de ondernemer wel genoodzaakt tijd te steken in de selectie van een juiste partij om de taken uit te outsourcen. Dit kan tegenwoordig veelal online en proeftermijnen zijn vaak kosteloos. Wanneer een ondernemer na een bepaalde tijd besluit toch een andere partij in de arm te willen nemen, kan dit vaak op korte termijn zonder extra kosten.
Bij het zoeken naar vaste medewerkers, gaat veel tijd en geld verloren aan adverteren, interviewen en opleiding. Bij outsourcing hoeft de ondernemer geen geld te investeren in training. Ook op administratief gebied bespaart u zich een hoop papierwerk als u kiest voor een externe partij omdat belastingen, pensioenpremies, verzekeringen en vakantiedagen niet intern geadministreerd hoeven te worden. Bij M-contact ontvang je aan het eind van de maand gewoon een factuur van de verwerkte telefoontjes. Dit betekend dat je alleen betaald voor het verrichte werk en niet per uur zoals een vaste medewerker.

Geld besparen

Omdat je als ondernemer alleen betaald voor wat je gebruikt, wordt er veel bespaart vergeleken met vaste medewerkers. Buiten dat je geen maandsalaris en contractkosten hebt, ben je als ondernemer ook niet verantwoordelijk voor de benodigde materialen en kantoorruimte. Wanneer je als ondernemer toch kiest voor een vaste medewerker, loop je het risico dat hij of zij ziek wordt waardoor intern de functie vervuld dient te worden. Daarnaast heeft iedere medewerker recht op pauzes en vakantiedagen welke betaald dienen te worden. Wanneer voor outsourcing wordt gekozen, zorgt de externe partij voor een volledige bezetting.

Waar zitten de verbeteringen?

Je kunt als ondernemer alles uitbesteden, denk daarbij aan je website en sociale media activiteiten, je HR-zaken, complete fulfilment en je telefoonverkeer. Dit om de productiviteit en kwaliteit te verbeteren. Maar moet je dit als ondernemer willen om alles te outsourcen? Begin bij het visitekaartje!

Het visitekaartje

Vroeger had iedere ondernemer een visitekaartje op zak om zijn onderneming te promoten. Tegenwoordig is een website het digitaal visitekaartje van een bedrijf.
Maar is het belangrijkste visitekaartje van uw onderneming niet, de eerste ervaring die een prospect heeft met uw bedrijf?
Klanttevredenheid is in dit digitale tijdperk belangrijker dan ooit. Wanneer een klant een negatieve ervaring heeft, levert dit imagoschade op voor de onderneming. Klanten ventileren negatieve ervaringen gemakkelijk en snel op het internet.
Markt leidende bedrijven bieden haar klanten tegenwoordig verschillende communicatiekanalen en ruime openingstijden om de klanttevredenheid te vergroten. Onderzoek laat zien dat steeds meer ondernemers mee gaan in deze trend.
Niet voor iedere ondernemer is het haalbaar om dit binnenshuis te organiseren, waardoor outsourcing van je telefoonverkeer een prima oplossing is.

Geen zakelijk gesprek meer missen

Er is in de loop van de jaren veel onderzoek gedaan naar de telefonische bereikbaarheid van bedrijven. De statistieken laten zien dat één op de drie gesprekken gemist worden. Wetende dat het telefoonverkeer vaak het eerste contact is wat een prospect met een bedrijf heeft, betekend dit direct een gemiste kans voor de onderneming. Wanneer iemand de moeite neemt om jouw bedrijf telefonisch te benaderen, is de kans groot dat de beller klaar is voor een aankoop of afnamen van jouw service. Als de telefoon niet aangenomen wordt, is de kans dan ook groot dat men contact zal opnemen met een directe concurrent.
Door een antwoordservice in te schakelen, loop je deze telefoontjes nooit mis!
Deze dienst kan ingezet worden op momenten dat de telefoon intern even niet beantwoord kan worden, zodat jij je als ondernemer met een gerust hart kan richten op zaken die op dat moment jouw aandacht verdienen. Daarnaast mag je er vanuit gaan dat de telefoon te allen tijde met volle aandacht en professionaliteit wordt aangenomen door deskundige telefonistes.

Voicemail

Het eerste digitale voicemailsysteem stamt al uit 1983. In het begin was er alleen de bekende piep, waarna de beller een spraakbericht kon achterlaten. Later werd het mogelijk om een persoonlijke boodschap in te spreken, gevold door de piep. Tegenwoordig kan een ingesproken bericht van de bellen zelfs omgezet worden in een geschreven tekst, welke automatisch in je e-mailbox verschijnt.
Een prima oplossing voor privé gebruik als je het mij vraagt!
Wanneer het gaat over zakelijk gebruik, is het niet meer van deze tijd. Veel ondernemers hebben persoonlijkheid hoog in het vaandel staan, en daar past een voicemail niet meer bij. Natuurlijk kun je als ondernemer niet altijd de telefoon aannemen, maar daar zijn persoonlijkere oplossingen voor tegenwoordig. De populariteit van telefoonservices-antwoorddiensten stijgt de laatste jaren in Nederland. Door de telefoon direct of vertraagd door te schakelen, wordt de lijn door een persoonlijke telefoniste aangenomen op momenten dat je zelf niet in de gelegenheid bent. De beller kan direct zijn of haar verhaal of vraag kwijt, en weet dat dit in behandeling genomen wordt. Een collega kan de beller terugbellen wanneer hij of zij wel in de gelegenheid is.

Ga het gesprek aan

Iedere ondernemer is beter met verbeteren van processen wanneer hij wil groeien. Herken jij je hierin? Ga het gesprek eens aan met één van onze adviseurs. Wij nemen graag de tijd om vrijblijvend met jou samen te kijken naar jouw communicatieproces. Daarbij concretiseren we de hulpvraag en kijken we naar passende oplossingen. En zoals de titel van deze blog al zegt: Verbeteren en besparen gaan bij M-contact prima samen! Neem vandaag nog contact met ons op!

    Vrijblijvend meer informatie aanvragen

    Heeft u vragen of wilt u graag een afspraak maken om de mogelijkheden door te spreken? Vul dan uw gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact op!