Telefonische bereikbaarheid

De voordelen van goede telefonische bereikbaarheid

Goede telefonische bereikbaarheid biedt verschillende voordelen voor bedrijven. Hieronder bespreken we drie belangrijke voordelen van het hebben van een betrouwbare en efficiënte telefonische klantenservice.

Klanttevredenheid
Een van de belangrijkste voordelen van goede telefonische bereikbaarheid is dat het bijdraagt aan de tevredenheid van jouw klanten. Klanten verwachten namelijk dat ze gemakkelijk contact met je kunnen opnemen en snel antwoord krijgen op hun vragen of problemen. Als jouw klanten niet snel en eenvoudig kunnen communiceren met jouw bedrijf, kan dat leiden tot frustratie en ontevredenheid. Het bieden van een gemakkelijk bereikbare klantenservice met deskundige medewerkers die snel problemen kunnen oplossen, kan de klanttevredenheid verhogen en klanten loyaler maken aan jouw bedrijf.

Verhoogde verkoopkansen
Een ander voordeel van goede telefonische bereikbaarheid is dat het kan leiden tot verhoogde verkoopkansen. Wanneer klanten gemakkelijk contact kunnen opnemen met jouw bedrijf, kunnen ze sneller informatie krijgen over producten en diensten, vragen stellen over kortingen of aanbiedingen en advies krijgen over welke producten het beste bij hun behoeften passen. Als jouw medewerkers goed getraind zijn in het omgaan met klanten en het geven van advies, kunnen ze mogelijk meer producten verkopen en meer omzet genereren.

Betere reputatie
Tot slot kan goede telefonische bereikbaarheid ook bijdragen aan een betere reputatie voor jouw bedrijf. Als klanten weten dat ze gemakkelijk contact kunnen opnemen met jouw bedrijf en dat hun vragen en problemen snel worden opgelost, kan dat jouw bedrijf een goede reputatie geven. Dit kan leiden tot positieve mond-tot-mondreclame en een hogere klanttevredenheid, wat op zijn beurt kan leiden tot meer zakelijke kansen en groei op lange termijn.

Kortom, goede telefonische bereikbaarheid biedt verschillende voordelen voor bedrijven. Het kan de klanttevredenheid verhogen, verkoopkansen verhogen en bijdragen aan een betere reputatie. Het is daarom belangrijk voor bedrijven om de nodige middelen en tijd te investeren in het optimaliseren van hun telefonische klantenservice.

Tips voor het verbeteren van telefonische bereikbaarheid

Om jouw telefonische bereikbaarheid te verbeteren, zijn er verschillende tips die je kunt toepassen. Hieronder hebben we vijf belangrijke tips voor je op een rijtje gezet.

1. Investeer in de juiste technologie
Een van de belangrijkste dingen die je kunt doen om jouw telefonische bereikbaarheid te verbeteren, is het investeren in de juiste technologie. Zorg ervoor dat je beschikt over een betrouwbare telefooncentrale en dat jouw medewerkers beschikken over de benodigde hardware en software, zoals headsets en klantendatabases. Overweeg ook om gebruik te maken van geavanceerde technologieën, zoals IVR (Interactive Voice Response), waarmee klanten eenvoudig hun weg kunnen vinden door jouw telefoonmenu.

2. Geef prioriteit aan de oproepen van klanten
Zorg ervoor dat je prioriteit geeft aan de oproepen van klanten. Laat klanten bijvoorbeeld niet te lang in de wacht staan en geef ze de mogelijkheid om een bericht achter te laten als ze geen direct antwoord nodig hebben. Zorg ervoor dat je oproepen van klanten snel en efficiënt afhandelt, zodat klanten weten dat ze serieus worden genomen.

3. Zorg voor een efficiënt systeem voor oproepen afhandelen
Het is belangrijk om een efficiënt systeem te hebben voor het afhandelen van oproepen. Zorg ervoor dat jouw medewerkers snel en eenvoudig toegang hebben tot de benodigde informatie, zoals klantendatabases en productinformatie. Zorg er ook voor dat oproepen worden doorgestuurd naar de juiste persoon of afdeling, zodat klanten niet van het kastje naar de muur worden gestuurd.

4. Houd rekening met de wachttijd
Klanten vinden het niet prettig om lang in de wacht te staan. Houd daarom rekening met de wachttijd en probeer deze zo kort mogelijk te houden. Laat klanten weten hoe lang ze ongeveer moeten wachten en geef ze de mogelijkheid om een bericht achter te laten als ze geen direct antwoord nodig hebben.

5. Train medewerkers op effectieve communicatie
Tot slot is het belangrijk om jouw medewerkers te trainen op effectieve communicatie. Zorg ervoor dat ze weten hoe ze klanten op een vriendelijke en behulpzame manier te woord moeten staan. Leer hen ook hoe ze klachten kunnen oplossen en hoe ze vragen van klanten snel en efficiënt kunnen beantwoorden.

6. Bied alternatieve manieren van contact aan
Naast telefonisch contact is het belangrijk om ook andere manieren van contact aan te bieden, zoals e-mail, chat, social media of zelfs een contactformulier op je website. Op die manier geef je klanten de mogelijkheid om contact met je op te nemen op een manier die voor hen het meest geschikt is.
Zorg ervoor dat je op al deze kanalen snel reageert op vragen, opmerkingen en klachten. Het is belangrijk om een duidelijk beleid te hebben voor elk van deze contactmogelijkheden, zodat je medewerkers weten hoe ze moeten reageren en wat de verwachtingen zijn van de klanten.
Een andere optie is om een kennisbank of FAQ-pagina op je website te hebben waar klanten antwoorden kunnen vinden op veelgestelde vragen. Dit kan klanten helpen om snel antwoorden te vinden op hun vragen zonder dat ze contact met je hoeven op te nemen.
Het aanbieden van meerdere contactmogelijkheden en het snel reageren op vragen en klachten kan helpen om de klanttevredenheid te verhogen en de algehele klantervaring te verbeteren.

7. Schakel een externe partij in
Als je merkt dat het lastig is om de telefonische bereikbaarheid van je bedrijf te verbeteren, kun je overwegen om een externe partij in te schakelen die gespecialiseerd is in telefoonservice.
Er zijn verschillende redenen waarom het inschakelen van een externe partij voordelig kan zijn. Zo hebben deze bedrijven vaak een team van ervaren professionals die getraind zijn om telefoontjes op een vriendelijke en efficiënte manier af te handelen. Hierdoor worden klanten snel en adequaat geholpen, waardoor de klanttevredenheid stijgt.
Een ander voordeel van het inschakelen van een externe partij is dat zij flexibel zijn en kunnen inspelen op veranderingen in de vraag. Ze kunnen bijvoorbeeld extra medewerkers inzetten tijdens drukke periodes, waardoor je klanten altijd snel en efficiënt worden geholpen.
Bovendien kan het inschakelen van een externe partij je tijd en geld besparen. Je hoeft geen extra medewerkers aan te nemen en je hoeft geen tijd te besteden aan het trainen van medewerkers voor de telefoonservice. Hierdoor kun jij je richten op andere werkzaamheden die belangrijk zijn voor je bedrijf.

Door deze zeven tips toe te passen, kun je jouw telefonische bereikbaarheid verbeteren en een betere klantenservice bieden.

Veelgemaakte fouten bij telefonische bereikbaarheid

Een telefonische klantenservice kan een geweldige manier zijn om in contact te komen met klanten en hen te helpen bij het oplossen van problemen en vragen. Maar zoals bij elk klantenservicekanaal, kan er veel fout gaan als de telefonische bereikbaarheid niet goed wordt beheerd. In dit hoofdstuk bespreken we enkele veelgemaakte fouten bij telefonische bereikbaarheid en hoe deze kunnen worden vermeden.

1. Lange wachttijden
Een van de grootste klachten van klanten over telefonische klantenservice is de lange wachttijd voordat ze een agent spreken. Lange wachttijden kunnen frustrerend zijn voor klanten en leiden tot ontevredenheid en zelfs het verlies van klanten. Het verminderen van de wachttijd is essentieel voor een effectieve telefonische bereikbaarheid.

Er zijn verschillende manieren om de wachttijd te verminderen. Een van de meest effectieve methoden is om meer medewerkers in te zetten. Als er meer agenten beschikbaar zijn om de telefoontjes te beantwoorden, kunnen de wachttijden worden verkort. Bovendien kan het aanbieden van alternatieve kanalen, zoals e-mail of chat, ook helpen om de belasting van de telefoonlijn te verminderen.

2. Slechte klantenservice
Een andere veelgemaakte fout bij telefonische bereikbaarheid is slechte klantenservice. Klanten verwachten vriendelijke en deskundige hulp wanneer ze contact opnemen met een klantenservice. Als de agenten niet in staat zijn om de klant te helpen of als ze onbeschoft of onbeleefd zijn, kan dit leiden tot ontevredenheid en verlies van klanten.

Om slechte klantenservice te voorkomen, is het belangrijk om medewerkers goed te trainen. Zorg ervoor dat ze alle informatie hebben die ze nodig hebben om klanten te helpen, en dat ze de juiste vaardigheden hebben om effectief te communiceren. Bovendien is het belangrijk om een cultuur van klantenservice op te bouwen binnen het bedrijf, waarbij medewerkers worden aangemoedigd om klantgericht te denken en te handelen.

3. Onvoldoende personeel
Een veelvoorkomende fout bij telefonische bereikbaarheid is het hebben van onvoldoende personeel om oproepen van klanten te beantwoorden. Dit kan leiden tot lange wachttijden, slechte klantenservice en ontevredenheid bij klanten. Het is belangrijk om voldoende personeel te hebben om de telefoonlijn te bemannen, zodat klanten snel en efficiënt kunnen worden geholpen.

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven niet genoeg personeel hebben, is omdat ze kosten willen besparen. Ze willen niet te veel medewerkers inzetten die niets doen als er weinig oproepen zijn. Hoewel dit begrijpelijk is, kan dit een negatief effect hebben op de klantenservice. Het is beter om extra medewerkers in te zetten tijdens piekuren, zoals tijdens vakanties of verkoopacties, om ervoor te zorgen dat er genoeg personeel beschikbaar is om de oproepen te beantwoorden.

Een andere reden waarom bedrijven onvoldoende personeel inzetten is omdat ze de tijd niet nemen om de vraag van klanten te analyseren. Het is belangrijk om te weten wanneer de meeste oproepen binnenkomen, wat de gemiddelde gesprekstijd is, en hoeveel personeel er nodig is om alle oproepen op tijd te kunnen beantwoorden. Als een bedrijf deze informatie heeft, kan het een planning maken en het juiste aantal medewerkers inzetten om aan de vraag te voldoen.

Het is ook belangrijk om de medewerkers te voorzien van de juiste middelen en training om klanten goed te kunnen helpen. Ze moeten de juiste informatie hebben om de vragen van klanten te kunnen beantwoorden en ze moeten weten hoe ze klanten op een vriendelijke en professionele manier kunnen behandelen. Goed getrainde medewerkers kunnen oproepen sneller en efficiënter afhandelen, waardoor er minder personeel nodig is om de vraag te kunnen beantwoorden.

In sommige gevallen kan het inzetten van externe hulp, zoals een callcenter, een oplossing zijn om de capaciteit van de klantenservice te vergroten. Het uitbesteden van de klantenservice kan echter ook een negatieve invloed hebben op de kwaliteit van de klantenservice. Het is belangrijk om het juiste callcenter te kiezen dat voldoet aan de kwaliteitseisen en de behoeften van de klanten.