Mis nooit meer een oproep van een potentiële klant.
Mis nooit meer een oproep van een klant. Geen enkele ondernemer wil een oproep van een potentiële klant missen. Maar tegenwoordig werken de meeste consumenten fulltime en hebben minder tijd om zaken te regelen. Daarom verwachten ze een serviceniveau dat verder gaat dan de traditionele kantooruren. Helaas denken veel ondernemers dat het voor hen niet haalbaar is om geen oproep meer te missen. In deze blog laten we zien hoe dit voor iedere ondernemer haalbaar is.
Verwachting van de consument
De manier waarop klanten hun keuze maken om zaken te doen met bedrijven is veranderd. Tegenwoordig zijn consumenten zich meer bewust van hun tijd. Daarbij verwachten ze een serviceniveau dat verder gaat dan de traditionele kantooruren. Dat maakt het voor drukke consumenten gemakkelijk om zaken voor elkaar te krijgen. Bedrijven hebben zich aan moeten passen om aan de vraag van de klant te voldoen. De klanten hebben meer waardering voor bedrijven die bereikbaar zijn voordat hun werkdag begint en nadat hun dag is afgelopen. Dit gaat over de uren vanaf 7.00 uur en later dan 17.00 uur. Dit betekent dat de 9.00 uur tot 17:00 uur kantooruren niet aansluiten bij de wensen van de huidige consument.
Gevolgen voor de onderneming
De kosten voor bedrijven om meer bereikbaarheidsuren aan te bieden, kunnen hoog zijn. Hogere personeelsbehoeften, overuren, weekendtarieven en operationele kosten kunnen een zware last zijn voor een klein bedrijf. Het niet beschikbaar zijn voor een potentiële nieuwe klant of het bedienen van een bestaande klant buiten kantooruren kan veel duurder zijn. Onderzoek wijst uit dat bedrijven gemiddeld 62% van de klantentelefoontjes missen. Iedere gemiste oproep betekend een gemiste kans om een goede klant te houden of een potentiële nieuwe klant aan te trekken. Een gemiste kans die kunnen leiden tot grote gaten in de winstmarge. Naast het verlies van potentiële verkoopgesprekken, kan de mogelijkheid om goede klantenservice te bieden door beschikbaar te zijn, een impact hebben op de reputatie van een bedrijf en een negatieve invloed hebben op de klantervaring. Gebrek aan beschikbaarheid voor klanten gaat niet alleen over de uren buiten kantoortijden. Ook slechte beschikbaarheid tijdens kantooruren als gevolg van overflow of onderbezetting. Onderzoek laat zien dat 30% van de consumenten zegt dat het niet kunnen bereiken van een medewerker de meest frustrerende ervaring van de klantenservice is.
M-Contact helpt u bij:
Direct geregeld
Een abonnement kunt u eenvoudig en direct afnemen via onze specialisten.
Professionele beantwoording
Uw telefoon wordt professioneel beantwoord door onze telefonisten.
Altijd bereikbaar
Wij zijn altijd bereikbaar op het moment dat u onze telefoonservice inschakelt.
Snel en efficiënt
Snelle en efficiënte telefoonaanname van uw gesprekken.
Nauwkeurige telefonistes
Wij beschikken over goed geïnstrueerde en nauwkeurige telefonistes.
Goede indruk
Met onze telefoondienst maakt u altijd een zeer goede indruk op uw klanten.
Mis nooit meer een oproep van een klant
Het gebruik van de expertise van een professionele telefoon service verlicht de last. Een telefoon service biedt 24/7 telefonische bereikbaarheid en andere diensten waarmee bedrijven buiten kantooruren kunnen werken. Binnen kantooruren kan een telefoondienst de wachttijden beperken door als achterwacht te opereren en de overflow op te vangen.
Een populaire service die wordt aangeboden door antwoordservices is het plannen van afspraken. Het plannen van afspraken is een eenvoudige en effectieve manier om uw onderneming 24/7 open te houden voor zaken. Een geplande afspraak wekt de motivatie van een klant om eerder zaken met u te doen. Door een telefoonservice in te huren voor het plannen van afspraken, kunt u uw dag succesvol maken en bespaart u tijd bij vervolggesprekken en het najagen van leads. Uw potentiële klant wordt vanaf het eerste contact bediend.
Het beantwoorden van oproepen en het bezorgen van berichten buiten kantooruren zorgen ervoor dat alle oproepen van uw klanten correct en professioneel worden afgehandeld, zelfs wanneer ze buiten uw normale uren bellen.
Hoe werkt het?
Het is algemeen bekent dat bedrijfseigenaren zelden tijd voor zichzelf nemen. Wanneer ze dat wel doen, is het van cruciaal belang om erop te kunnen vertrouwen dat klanten op dezelfde manier behandeld worden als wanneer u hen zelf te woord zou staan. Het missen van oproepen kan u veel kosten. Wij weten dat het gemakkelijker is om te werken vanuit een lijst met correct opgenomen berichten dan het afluisteren van opgenomen bericht op uw voicemail. Hier gaat meer tijd inzitten die uw productiviteit verlaagd.
Voorkeuren
Afhankelijk van uw voorkeur kunnen afspraken en belnotities realtime bij u afgeleverd worden. Dit kan via verschillende kanalen. Of u er nou voor kiest om alles per mail op een centraal e-mailadres binnen te laten komen, of direct naar het adres van de verantwoordelijke collega binnen uw bedrijf.
Ook het doorverbinden van gesprekken is mogelijk. U als ondernemer heeft de regie in handen en kan zelf aangeven wat de telefonisten met de gesprekken van uw klanten moeten doen.
Het grote voordeel is dat u alle kansen kan benutten en een uitgebreide klantenservice kan bieden zonder drastische gevolgen voor de personeelsbezetting
Afhankelijk van de door u gewenste bezorgmethode, kunnen afspraken en berichten in realtime, elk uur, dagelijks en op verschillende manieren bij uw bedrijf worden afgeleverd. Het voordeel is het benutten van kansen en uitgebreide klantenservice zonder drastische gevolgen voor de personeelsbezetting en overhead.
M-contact biedt een tal van services voor bedrijven in verschillende sectoren. Door afdelingen in te richten per branche, waarborgen de professioneel opgeleide telefonisten 24/7 beschikbaarheid voor uw bedrijf.
De werkelijke kosten van gemiste gesprekken buiten kantooruren
Tegenwoordig bestaan de meeste gezinnen uit tweeverdieners. Als gevolg hiervan krijgen bedrijven steeds meer oproepen die binnenkomen buiten de traditionele kantooruren. Dit is goed nieuws voor bedrijven met 24/7 service. Voor een bedrijf dat slechts 8 uur per dag telefoontjes beantwoordt kan dit verwoestend zijn. Hoeveel oproepen loopt uw bedrijf de overige 16 uur per dag mis? En wat hebben die gemiste oproepen uw bedrijf gekost? In deze blog beschrijven we vijf dingen die u moet weten over bedrijfsverlies als gevolg van gemiste oproepen buiten kantooruren:
1. Gemiste oproepen kunnen snel oplopen
Aangezien een gemiddelde kleine tot middelgrote onderneming al ongeveer 62% van hun oproepen mist, kan geen enkel bedrijf het zich veroorloven om extra oproepen te missen. Grote bedrijven lopen ongeveer 22% van de oproepen mis. Dat kan flinke schade veroorzaken, aangezien een grote bedrijf honderden oproepen per dag kan ontvangen. Daarom is een antwoordservice de beste oplossing. Zo zorgt u ervoor dat uw oproepen niet alleen worden beantwoord, maar dat bellers ook spreken met een vriendelijke en deskundige vertegenwoordiger van uw bedrijf. Dit alles zonder lange wachttijden voor uw klanten.
2. De kosten van gemiste oproepen
Afhankelijk van de branche kunnen gemiste oproepen het gemiddelde bedrijf honderden, zo niet duizenden euro’s per dag kosten.
Als bij uw bedrijf 60% van de telefoongesprekken leiden tot een lead en 33% tot een sale, is de kans op omzetverlies enorm. Dat betekend namelijk dat je elke 5 gemiste gesprekken een verkoopkans misloopt. Wanneer je bedenkt dat een bedrijf van 09:00 uur tot 17:00 uur bereikbaar is, zijn er 16 uren per dag waarin de telefoon so ie so niet beantwoord wordt. Dan hebben we het risico om gemiste telefoontje tijdens kantoor uren nog niet eens ingecalculeerd.
Als uw onderneming in 24 uur 20 telefoontjes mist, is het aannemelijk dat u vier verkoopkansen bent misgelopen. Als elke verkoop u 500 euro oplevert, betekend dat dus een omzetverlies van 2000 euro. Buiten de telefoontjes die verkoopkansen opleveren, komen ook telefoontjes binnen van vaste klanten. Deze hebben gevestigd belang bij uw bedrijf. Uit recent onderzoek is gebleken dat 89% van de consumenten aangeven dat ze stoppen met zakendoen met bedrijven na slechte ervaringen met de klantenservice. 30% geeft aan dat het niet bereiken van een telefoniste de grootste frustratie is.
3. Huidige stijgingen in gesprekken buiten kantooruren
Tegenwoordig willen steeds meer werknemers op afstand werken. Vooral door de covid-19 pandemie is deze ontwikkeling te danken. De verwachting is dat deze trend in 2025 nog altijd zal bestaan. Deze manier van werken vraagt een nieuwe en flexibelere levensstijl. Met als gevolg dat veel mensen bedrijven bellen buiten kantoortijden. Bedrijven zullen hier dus op in moeten spelen door hun bereikbaarheidsuren te verruimen.
4. Geduld van de beller
Bent u als ondernemer er van op de hoogte dat 1 op de 3 consumenten de verbinding verbreekt als ze in de wacht gezet worden. Wanneer de consument gevraagd wordt een voicemailbericht achter te laten, weigert 80% dit. Wanneer consumenten in de wacht gezet worden of een voicemail krijgen, voelt dit niet klantvriendelijk. Consumenten willen zich gehoord en belangrijk voelen. Wanneer het vaak voorkomt dat de wachttijden lang zijn of de voicemail ingezet wordt, resulteert dit in een negatieve klantervaring. Dit heeft onherroepelijk invloed op uw omzet.
5. Extra personeel inhuren
Waar een er meer telefoontjes binnenkomen wordt het drukker voor uw huidige personeelsbestand om deze te beantwoorden. Een logische stap lijkt het aannemen van extra personeel. Het aannemen van extra personeel is een dure investering voor de ondernemer. Niet alleen de salariskosten zijn een flinke uitgaven, ook de kosten van werving, training, apparatuur, belastingen lopen hoog op. Een manier om deze kosten te drukken is het inschakelen van een antwoordservice. Als ondernemer heb je dan ook nog te maken met vakantiedagen, ziekte verlof en eventueel zwangerschapsverlof. Op deze momenten dient u vervanging te regelen om de telefoon aan te nemen. Deze problemen heeft u niet wanneer u een telefoonservice inhuurt.
Kosteloos en vrijblijvend uitproberen
Ben u opzoek naar een oplossing om te telefonische bereikbaarheid te verbeteren?
Wellicht is telefoonservice de oplossing voor uw onderneming.
Wij van M-contact bieden u de unieke kans om eens 1 maand geheel kosteloos en vrijblijvend onze professionele telefoonservice uit te proberen. Alleen zo komt u er achter wat de voordelen hiervan zijn. Neem direct contact met ons op of vraag vraag hier uw kosteloze proefperiode aan.