FAQ Telefoonservice

Een telefonische antwoordservice ondersteund ondernemers om de telefonische bereikbaarheid te waarborgen. Simpel gezegd kan je als ondernemer je telefoon doorschakelen naar de telefoon antwoordservice zodat ze de telefoon beantwoorden op momenten dat het intern even niet lukt. Denk hierbij aan als je:

• geconcentreerd wilt werken.
• in vergadering zit.
• op vakantie bent.
• ziek bent.
• telefonisch in gesprek bent.
• onderweg bent.
• een afspraak hebt.
• na gesloten bent.

Een van de grootste misvattingen is dat een telefoonservice alleen maar de telefoon beantwoord en een terugbel verzoek achterlaat.
De serviceverlening van een telefoonservice gaat vaak veel verder dan dat. Zo biedt M-contact bijvoorbeeld volledige receptioniste dienstverlening. Dat gaat van slagboom openen tot bellers doorverbinden, afspraken plannen en e-mailbeantwoording. Geef als ondernemer dan ook altijd aan wat je nodig hebt. Een goede telefoonservice kan meedenken in een passende oplossing voor jouw onderneming. Neem gerust contact op om uw wensen te bespreken.

Wanneer je gebruik wil maken van een antwoordservice mag je als ondernemer zelf een belscript opstellen. In een belscript geeft de ondernemer aan hoe hij/zij wenst dat de telefonisten de telefoon beantwoorden en wat er met de telefoontjes moet gebeuren. Op het moment dat dit bij de telefoon- antwoordservice bekend is, wordt alles klaargezet en worden de telefonisten geïnstrueerd. Wanneer de telefoonservice gereed is om de telefoon aan te nemen voor jouw onderneming, ontvang je een doorschakelnummer om de telefoon naar door te schakelen.
Dit kan zowel direct als vertraagd, afhankelijk van je wensen. Zodra de doorschakeling ingeschakeld is, kan er direct gebruik gemaakt worden van de diensten.

Als je nieuwe schoenen gaat kopen, pas je deze eerst aan. Wanneer je een nieuwe auto gaat kopen, maak je een proefrit. Natuurlijk wil je ook de telefoonservice eerst uitproberen, voordat je een beslissing kan maken of deze bij je bedrijf past. Het is heel gebruikelijk om kosteloos een week telefoonservice uit te mogen proberen. De duur van een proefperiode verschilt per aanbieder. Jij als ondernemer zal uiteraard weten dat aan iedere proefperiode ook voorwaarden zitten, dus lees deze goed door! Wat je vaak ziet is dat aan een proefperiode niet alleen een tijd gebonden zit, maar ook een maximaal aantal telefoontjes. Twee maanden op proef wil dan dus niet zeggen dat het onbeperkt is binnen dit termijn. Ook is aan te raden om te kijken of je na de proefperiode zelf op moet zeggen. Vaak loopt het namelijk automatisch door in een abonnement. Bij M-contact wordt er na een proefperiode altijd contact opgenomen om te evalueren en krijg je een overzicht van het aantal verwerkte gesprekken. Zo weet je wat de kosten zijn wanneer je er voor kiest om de service voort te zetten.

Wanneer je gebruik gaat maken van een antwoordservice, ontvang je een uniek doorschakelnummer. Door een geavanceerd CRM-systeem krijgen de telefoniste direct jouw bedrijfsnaam en belscript op het scherm wanneer de telefoon bij ons overgaat. Zo zorgen we er voor dat de telefoon geheel naar jouw wensen aangenomen wordt.

Strikt genomen is er geen verschil tussen antwoordservice en telefoonservice. Veel aanbieders adverteren met antwoordservice, omdat dit gevoelsmatig een breder scala aan diensten biedt. Tegenwoordig bieden bijna alle telefoonservices en antwoordiensten meer dan enkel telefoonbeantwoording. Denk daarbij aan e-mailbeantwoording, whatsApp beantwoording en live-chat beantwoording. Ook agendaplanning is bij veel van deze diensten mogelijk.

Tegenwoordig is niets belangrijker voor een onderneming dan goede telefonische bereikbaarheid.
Wanneer klanten lang in de wacht staan of erger nog, jouw bedrijf niet kunnen bereiken, loop je de kans dat ze naar de concurrent bellen. Dit resulteert in frustratie vanuit de klant en omzetverlies voor het bedrijf.
Veel ondernemers kiezen voor een telefoonservice omdat dit in verhouding goedkoper is dan een telefoniste in dienst te nemen. Een telefoniste heeft namelijk recht op vakantiedagen en werkt maar 8 uur op een dag. Wanneer de telefoniste ziek wordt, moet het bedrijf alsnog intern een oplossing zoeken. Bij M-contact mag een bedrijf 7 dagen in de week van 08:00 uur s ’ochtends tot 21:00 ’s avonds gebruik maken van de service zonder dat daar extra kosten aan vast zitten. Wanneer er meerdere lijnen tegelijk binnenkomen, worden deze door een antwoordservice allemaal beantwoord, daar waar een telefoniste hiertoe niet in de gelegenheid is.

Telefoonservice staat garant voor professionele en snelle beantwoording van uw telefoon.

Een antwoordapparaat of voicemail is niet meer van deze tijd. Klanten willen graag snel en persoonlijk te woord gestaan worden. Uit onderzoek is gebleken dat 73% van de bellers geen boodschap achterlaat op de voicemail. Wanneer een antwoordservice de telefoon beantwoord, voelt de klant zich gehoord en weet dat ze servicegericht geholpen worden. Een uitgesteld antwoord is te allen tijden beter dan geen antwoord. De bellen weet namelijk dat wanneer de telefoniste het antwoord schuldig moet blijven, ze zo spoedig mogelijk teruggebeld zullen worden.

Als ondernemer is het prettig om van te voren te weten wat de kosten zijn van de dienst die je gaat afnemen. Helaas is het bij het vergelijken van telefoonservices niet altijd eenvoudig om de prijzen naast elkaar te zetten. Iedere telefoonservice heeft zijn eigen manier van berekenen. Bij veel bedrijven betaal je maandelijkse abonnementskosten, met daar bovenop een bedrag per telefoongesprek. Vaak is het zo dat bij het pakket een x-aantal telefoontjes inbegrepen zitten. Bij veel partijen, betaalt u ook nog een extra toeslag voor lange telefoongesprekken.
Wanneer je er voor kiest om gesprekken door te laten verbinden, moet je er rekening mee houden dat dit bij de meeste telefoondiensten extra wordt berekend. Soms is dit een vast bedrag per geslaagde doorverbinding maar vaak is het afhankelijk van de gesprekstijd na de doorverbinding. Ook zijn er bedrijven die niet per geslaagde doorverbinding berekenen, maar per poging. Het zijn de kleine verschillen, die op de factuur een enorm verschil maken. Het is niet bij iedere telefoonservice vanzelfsprekend dat de gespreksnotitie bij de prijs inbegrepen is.
Bij M-contact betaald u abonnementskosten per maand waarbij de gespreksnotities zijn in begrepen. Daarnaast betaald je per doorverbinding een vast bedrag, ongeacht of je de beller 1 minuut aan de lijn hebt of 2 uur. Natuurlijk wordt de doorverbinding pas berekend als deze geslaagd is.
Omdat telefonie moeilijk in te schatten is en het aantal gesprekken per maand flink kan schelen, berekend M-contact aan het eind van de maand te allen tijden het best passende tarief. Zo kiest u dus nooit het verkeerde abonnement.

In principe kunt u met een uurtje al aangesloten zijn. U als ondernemer mag zelf een belscript invullen, waarin u kan aangeven hoe u wenst dat de telefoon aangenomen dient te worden. Zodra wij het belscript ontvangen, worden de telefonisten die aan uw project gekoppeld worden geïnstrueerd en ontvangt u een doorschakelnummer. Zodra u dit doorschakelnummer ontvangen hebt, kunt u direct doorschakelen.

Dat is geheel aan de ondernemer. Iedere ondernemer mag zelf een belscript opstellen waarin aangegeven kan worden hoe de telefoon beantwoord dient te worden. Ook kan de ondernemer aangeven welke gegevens verzameld dienen te worden en hoe hij/zij daarvan op de hoogte gesteld van dient te worden. Dit kan zowel per e-mail als per SMS. Sommige ondernemers kiezen ervoor om de inkomende gesprekken in bepaalde situaties door te laten verbinden. In principe is bij M-contact bijna alles mogelijk. Wij zoeken graag naar een oplossing die aansluit bij de werkwijze van onze opdrachtgever. Mochten je wensen anders zijn dan ons standaard belscript, neem dan gerust contact met ons op, dan helpen je graag verder.

Het doorschakelen van de telefoon kent verschillende opties. Zo kan een ondernemer direct doorschakelen, wat wil zeggen dat de lijn direct doorgezet wordt naar de antwoordservice.
Ook is er een mogelijkheid om de telefoon vertraagd door te schakelen zodat de telefoon eerst 4 à 5 keer bij de onderneming zelf over gaat. Wordt de lijn niet beantwoord komt deze automatisch bij de antwoordservice binnen zodat ieder telefoontje alsnog persoonlijk beantwoord wordt.
Daarnaast kan u ook instellen dat de overflow bij de telefoonservice terecht komt. Zo hoeven uw klanten nooit lang in de wacht te staan als uw telefoniste al in gesprek is.

Hoe deze doorschakeling aan en uit gezet kan worden is afhankelijk van uw telefoonprovider. M-contact heeft een volledige handleiding per provider welke u ontvangt bij het doorschakelnummer. Over het algemeen kunt u via een app of een sneltoets de doorschakeling instellen. Mocht u er niet zelf uitkomen, begeleiden wij u graag!

Het is mogelijk om meerdere telefoonnummers door te schakelen naar hetzelfde doorschakelnummer. Zo kan de ondernemer er voor kiezen om zowel het vaste nummer als een mobiel nummer door te schakelen. Alle telefoontjes worden dan volgens hetzelfde belscript beantwoord. Mocht u meerdere vestigingen hebben is het ook geen enkel probleem om deze naar hetzelfde nummer door te schakelen.
Mocht voor een bepaald nummer de telefoon op een ander manier aangenomen dienen te worden, kunnen we dit ook regelen, we helpen u graag om dit op een goede manier te organiseren.

Het is zeker mogelijk om de telefoon door te verbinden naar één van uw collega’s. Onze telefonisten volgen te allen tijden de instructies uit het belscript. Wanneer het gewenst is dat er doorverbonden wordt, doen ze dit altijd met een aangekondigde doorverbinding. Dit wil zeggen dat u eerst de telefoniste aan de lijn krijgt die u kort kan aangeven wie er belt en wat het onderwerp van gesprek betreft. Natuurlijk worden alleen de geslaagde doorverbindingen in rekening gebracht. Mocht de telefoniste het gesprek niet kunnen doorverbinden omdat de lijn bij u intern niet beantwoord wordt, of het gesprek niet gewenst is, wordt er ook niets voor de doorverbinding in rekening gebracht.

Binnen M-contact hebben wij ervoor gekozen om afdelingen in het leven te roepen per branche. Zo hebben we bijvoorbeeld een speciale afdeling voor zorg verlenende praktijken. De telefonisten die op deze afdeling werken nemen alleen maar de telefoon aan voor fysiotherapiepraktijken, zorginstellingen etc. Zij zijn dan ook gewend om met agenda’s te werken die vaak door bedrijven in deze branche gebruikt worden. Op de afdeling makelaardij en vastgoed, zitten telefonisten die getraind zijn om voor deze branche de telefoon te beantwoorden. U mag er dan ook vanuit gaan dat zij weten welke vragen te stellen om een concrete en duidelijke casus te beschrijven. Het grote voordeel is dat onze telefoniste niet onbekend zijn met de vaktermen welke binnen een bepaalde branche gebruikt worden. Doordat we met afdelingen werken, kunnen we de lijntjes met onze opdrachtgever kort houden. Mochten uw klanten met regelmaat bellen zullen zij ook veelal dezelfde telefoniste aan de lijn krijgen omdat we vaste werknemers aan uw project koppelen.

Er zijn verschillende manieren om op de hoogte gesteld te worden van een aangenomen gesprek. Veelal wordt er gekozen voor een e-mail naar de juiste persoon of afdeling. Het is ook mogelijk om een sms te ontvangen met daarin de gespreksnotitie. Wanneer wij ingezet worden als centralist, is het in sommige gevallen niet gewenst dat er nog een gespreksnotitie gestuurd wordt op het moment dat er een succesvolle doorverbinding tot stand gebracht is. Het is geheel aan de ondernemer om te bepalen hoe wij hier mee omgaan. Deze wensen kunnen aangegeven worden in het belscript. Natuurlijk is het mogelijk om voor de reguliere telefoontjes een andere werkwijze te kiezen dan voor urgente casussen. Een aantal bedrijven kiest er zelfs voor om direct een ticket in het ticketsysteem van het bedrijf aan te laten maken door onze telefonisten. Dit zorgt voor een efficiënte communicatie, en voorkomt een overvolle mailbox.

In principe kan u van 08:00 uur ’s ochtends tot 21:00 uur s’avonds gebruik maken van onze service. Binnen de reguliere pakketten mag dat 7 dagen in de week doorschakelen zonder dat daar extra kosten voor in rekening gebracht worden. Mocht uw onderneming baat hebben bij 24/7 service, is dit ook een mogelijkheid. Dan wordt er een toeslag van slechts 49,95 euro per maand berekend. M-contact is 365 dagen per jaar geopend.

Doordat M-contact gekozen heeft te werken met branche afdelingen, worden er een aantal vaste telefonisten aan uw project gekoppeld. Het aantal is afhankelijk van de hoeveelheid telefoontjes dat voor uw onderneming binnenkomt. Natuurlijk zorgt de telefoonservice er voor dat er voldoende telefoniste voor uw onderneming beschikbaar zijn.

Het is bij veel telefoonservices mogelijk om ook agendabeheer uit te besteden. Let wel op dat dit vaak tot een extra toeslag leidt. Bij M-contact wordt voor agendabeheer niet altijd een extra toeslag berekend. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de agenda. Wanneer u wenst dat wij afspraken voor u inplannen, raden wij u aan om contact met ons op te nemen zodat we samen kunnen kijken wat de mogelijkheden zijn.

Niet iedere ondernemer zit op acquisitie te wachten. Mocht u geen interesse hebben in deze gesprekken, mag u dat in het belscript aangeven, zodat onze telefonisten deze telefoontjes kunnen filteren voor uw onderneming. Hier wordt dan verder ook geen gespreksnotitie van verzonden.

Bij de meeste providers is het mogelijk om vertraagd door te schakelen. Standaard gaat de lijn dan 4 à 5 keer bij u intern over, waarna deze automatisch doorgestuurd wordt naar de telefoonservice. Er zijn tegenwoordig zelfs providers waarbij u zelf het aantal seconden kan bepalen voordat de lijn automatisch doorgeschakeld wordt. Dit is geheel afhankelijk van uw provider. M-contact voorziet haar klanten te allen tijden van een handleiding per provider.

Het opzegtermijn verschild per antwoordservice. Bij M-contact zijn de pakketten maandelijks opzegbaar.

Wanneer u antwoorddiensten gaat vergelijken, moet u goed opletten wat de openingstijden zijn en of er extra kosten in rekening gebracht worden voor avonduren en weekeinde. Bij M-contact mag u standaard gebruik maken tussen 08:00 uur s ’ochtends en 21:00 uur s ’avonds en dat 7 dagen in de week zonder dat er extra kosten in rekening gebracht worden. Mocht 24/7 service gewenst zijn, is dit ook mogelijk voor een toeslag van slechts 49,95 euro per maand.

Een telefoonservice kan calamiteitenservice verrichten. Dit kan toegevoegd worden aan het belscript. Het calamiteitenplan dat uitgerold is binnen uw bedrijf kan direct vertaald worden naar een duidelijk belscript, zodat onze agents snel en zorgvuldig kunnen handelen. Onze agents worden hier specifiek op getraind en weten dus door een goede triage de juiste stappen te ondernemen.

Veel telefoon- antwoorddiensten doen meer dan alleen de telefoon beantwoorden. Bij M-contact kan u ook uw live chat en e-mailverkeer uitbesteden. Een e-mail wordt binnen M-contact berekend als een call. Mocht u meer informatie willen over de mogelijkheden, neem vrijblijvend contact met ons op.

Veel telefoondiensten bieden een vrijblijvende proefperiode. De duur van deze proeftijd verschild per aanbieder. Let bij het vergelijken vooral op de voorwaarden. Vaak zit er een maximum aantal gesprekken vast aan de kosteloze proefperiode. Ook horen we vaak dat een proefperiode automatisch doorloopt in een abonnement. Bij M-contact houden wij van transparantie! Wij bieden ondernemers een kosteloze proefperiode aan, welke niet automatisch doorloopt in een abonnement. Aan het eind van de proefperiode nemen we contact op met de ondernemer om de proefperiode te evalueren en geven we een prijsindicatie die past bij het belgedrag. Het is dan aan u als ondernemer om te overwegen of u de samenwerking wil voortzetten.
Wanneer u via deze blog een proefperiode wil aanvragen krijgt u tijdelijk niet 2 weken maar 1 maand kosteloos op proef! Vraag HIER uw kosteloze proefperiode aan.

Wanneer uw onderneming werkt met een direct ticketsysteem, is het voor een telefoondienst als M-contact geen enkel probleem om direct een ticket aan te maken. Dit doen wij geheel naar uw wensen. Onze telefonisten zijn gewend om met ticketsystemen te werken. Het enige wat u dient te doen is een account aanmaken voor uw telefonisten op afstand.

Een belscript is op ieder moment van de dag te wijzigen. Dit kunt u op verschillende manieren doen. U kunt per mail, telefoon of Whatsapp de wijzigingen doorgeven aan de afdelingsleider. De wijzigingen worden dan direct doorgevoerd.

Als ondernemer is het belangrijk dat u direct contact kan opnemen met de juiste persoon binnen onze organisatie. Daarom delen wij de directe contactgegevens van de afdelingsleider met u. De afdelingsleider is het beste aanspreekpunt om opmerkingen en vragen aan door te geven. Zo zorgen we voor korte lijntjes en kunnen we adequaat reageren.

Niet alle telefoondiensten zijn op feestdagen geopend. Als ze al geopend zijn, worden er vaak extra kosten in rekening gebracht op feestdagen. M-contact is 365 dagen per jaar open en berekend geen extra toeslag voor feestdagen.

Dat is geheel aan u. In het belscript hebben we een speciale stuk gewijd aan spoedkwesties.

Mocht het nodig zijn om een gesprek terug te horen mag u contact opnemen met de afdelingsleider. Deze helpt u graag verder.

Telefoonservice is op ieder gewenst moment in te zetten.
De abonnementen van M-contact zijn maandelijks opzegbaar dus u zit niet voor langere tijd ergens aan vast. Dit is ideaal voor bedrijven die enkel in het hoogseizoen of tijdens vakantiedagen gebruik willen maken van telefoonservice.
Tijdens uw contractduur hoeft u niet op ieder moment gebruik te maken want u kan de doorschakeling gewoon flexibel aan en uit zetten met een aantal sneltoetsen.

Bij M-contact hebben we een speciale afdeling voor makelaardij en vastgoed. Dit betekend dat onze telefonisten gespecialiseerd zijn en dagelijks te maken hebben met het inplannen van bezichtigingen. Wij kunnen een agenda met u delen waarin we de bezichtigingen plannen op de tijden die u daar voor ter beschikking stelt. Ook is het mogelijk dat we in uw CRM-systeem of agenda de afspraken plannen.

Wanneer u het prettig vindt dat onze vertegenwoordiger bij u langskomt voor een kennismakingsgesprek, horen wij dit graag! Daarvoor kan u contact op nemen met ons!

Indien gewenst kunnen wij direct in uw CRM-systeem of agenda-systeem werken. Wij nodigen u uit om contact met ons op te nemen zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.