8 Signalen waarom je een antwoordservice zou moeten nemen.
Het inzetten van een antwoordservice biedt bedrijven essentiële voordelen. Vooral door de snelle markt waarin we verkeren, waarin veel bedrijven werken met meerdere communicatie kanalen. Bedrijven verwachten dat het personeel de volledige communicatie kan beantwoorden. Zowel voor startende bedrijven als groeiende bedrijven is het vaak niet mogelijk om alle communicatiekanalen bij te houden. Daarom wordt er vaak een professionele antwoorddienst ingezet en een klantondersteuningsplan opgesteld. Wanneer je het als ondernemer lastig vindt te bepalen wanneer het juiste moment is om de ondersteuning uit te bestede, hebben we hier de 8 signalen wanneer je een antwoordservice zou moeten nemen voor je op een rijtje gezet.
Gemiste verkoopgesprekken
Online verkopen heeft zich in de laatste 10 jaar flink ontwikkeld. Toch geeft 68% van de consumenten de voorkeur aan om met bedrijven te communiceren per telefoon. De inkomende gesprekken betreffen vaak verkoopgesprekken, welke een grote impact hebben op de bedrijfsresultaten. Uit onderzoek blijkt dat bij veel bedrijven meer dan de helft van de telefoongesprekken onbeantwoord blijven. Dit resulteert in gemiste verkoopkansen, negatieve klantervaringen en omzetverlies. Door een antwoordservice in de arm te nemen, maximaliseer je de kans om te verkopen, klanten tevreden te stellen en de omzet te verhogen. Een antwoorddienst kan namelijk een aanvulling zijn op je verkoopteam.
Je bedrijf groeit
Wanneer je bedrijf groeit, moet het personeel meegroeien in hetzelfde tempo. Wanneer er onderbezetting ontstaat, kan dit negatieve effecten hebben op het serviceniveau van je onderneming. Dit resulteert dan al snel in een slechte reputatie, wat moordend kan zijn voor een bedrijf. Want het gezegde is helaas waar.
“Het kost twintig jaar om een reputatie op te bouwen en vijf minuten om deze te ruïneren. Als je dat beseft, ga je dingen anders doen.”
Warren Buffet
Consumenten doen liever zaken met bedrijven waar ze zich gewaardeerd voelen. Adequate service wordt door de consumenten verwacht. Het doel van bijna iedere ondernemer is exponentiële groei. Op het moment dat het aantal klanten groter is dan het aantal beschikbare agents om hen adequaat te helpen, is het tijd voor de ondernemer om te investeren in een antwoordservice. Een antwoordservice kan zich aanpassen aan je huidige en toekomstige zakelijke behoeften. Bedrijven besteden de antwoorddiensten uit om de werklast van het huidige klantenserviceteam te verdelen of om een klantenservice op te zetten. Ook wordt een antwoorddienst vaak ingezet om de service-uren voor een bestaand team uit te breiden.
M-Contact helpt u bij:
Direct geregeld
Een abonnement kunt u eenvoudig en direct afnemen via onze specialisten.
Professionele beantwoording
Uw telefoon wordt professioneel beantwoord door onze telefonisten.
Altijd bereikbaar
Wij zijn altijd bereikbaar op het moment dat u onze telefoonservice inschakelt.
Snel en efficiënt
Snelle en efficiënte telefoonaanname van uw gesprekken.
Nauwkeurige telefonistes
Wij beschikken over goed geïnstrueerde en nauwkeurige telefonistes.
Goede indruk
Met onze telefoondienst maakt u altijd een zeer goede indruk op uw klanten.
Je wilt een professionele uitstraling
Veel MKB-bedrijven concurreren om veel al de zelfde klanten.
De eerste indruk van je onderneming is de belangrijkste. Het is bepalend in de vraag of een klant besluit een product of dienst bij jouw bedrijf af te nemen. Een professionele uitstraling kan het verschil maken tussen jouw bedrijf en dat van de concullega. Of je nou een groot of een klein bedrijf hebt, je professioneel onderscheiden is van essentieel belang om klanten aan te trekken. Zo kunnen kleine bedrijven klein blijven en toch de gelijkenis van een grotere entiteit krijgen door een antwoordservice. Klanten zijn bereid een meerprijs te betalen voor bedrijven met een professioneel imago, kwaliteitsproducten of -diensten. Dit betekend dat kleinere bedrijven hun winst kunnen verhogen en kunnen concurreren met grotere bedrijven. Dit alles door het inschakelen van een professionele antwoorddienst die hun activiteiten opneemt.
Veel gestelde vragen beantwoorden houdt je bezig
Veel tijd gaat zitten in het beantwoorden van veel gestelde vragen. Bij de gemiddelde ondernemer is de zin ‘Tijd is geld’ een lijfspreuk. Wanneer je een aanzienlijk deel van de werkdag bezig bent met het beantwoorden van telefoongesprekken waarin veelal de zelfde basis- of veel gestelde vragen voorbij komen, is het tijd om een antwoordservice in de arm te nemen. Onnodige telefoontjes slokken veel kostbare tijd op, die je beter kan besteden aan andere zaken. Zo kun je volgens je eigen planning werken en je richten op inkomst genererende activiteiten. Een antwoordservice kan de meest voorkomende vragen voor je beantwoorden. Zo biedt je de klanten de mogelijkheid om met een agent te spreken en voelen ze zich gehoord. De klanten die specifiekere vragen hebben, kunnen dan direct in contact gebracht worden met een specialist van jouw bedrijf. Zo voorspoedig je de doorstroom en wordt iedereen netjes te woord gestaan. Je zorgt op deze manier voor efficiëntie en continuïteit van een goede klantenservice.
De voicemail is vol
Op het moment dat je voicemail box vol raakt, loop je als ondernemer veel kansen mis.
Iedere gemiste oproep kan een klant kosten en dus omzet. Wanneer een beller niet direct iemand aan de lijn krijgt, is de kans groot dat ze naar de concurrent bellen. Als je aan het eind van de werkdag je voicemail box bij werkt, zul je merken dan veel consumenten niet te bereiken zijn, waardoor je later nog eens moet bellen. Dit kost als ondernemer extra tijd. Wanneer je de klant wel aan de lijn krijgt, hebben ze wellicht al een andere ondernemer gesproken. Communicatie is een sleutelfactor om het vertrouwen van potentiële klanten te winnen. Door een antwoordservice in te schakelen, is je bedrijf altijd bereikbaar voor jouw (potentiële)klanten. Dit verhoogd de omzet doordat jij geen tijd meer kwijt bent aan het terugbellen van klanten die wellicht al voorzien zijn, en vergroot de kans om klanten aan je bedrijf te binden.
Wat onze klanten zeggen
Flexibele telefoonservice
M-Contact biedt een zeer flexibele telefoonservice en helpt ons altijd perfect om onze telefoon te beantwoorden op het moment dat wij dat nodig hebben. Zeer professioneel en behulpzaam. Zeker een aanrader!
Ideale service
Wij zijn al jarenlang klant bij M-Contact en zijn vrijwel altijd zeer tevreden geweest met de ideale service die ze verlenen. Het persoonlijke contact is erg prettig en het bedrijf maakt altijd waar wat ze beloven.
Je hebt een noodplan nodig
Als jouw onderneming essentiële diensten verleent, moet er een manier zijn voor klanten om werknemers van je bedrijf te bereiken. Wanneer je wegens omstandigheden de telefoon niet kan aannemen, zul je een vangnet nodig hebben. De antwoordservice van M-contact is dan de oplossing! Je kunt de telefoon op ieder gewenst moment doorschakelen zodat je onderneming altijd bereikbaar is in noodgevallen. Een antwoorddienst kan wanneer dit nodig is altijd de juiste eerste hulp verlenen aan jouw klanten.
Je verleent 24/7 service
Een bedrijf dat 24/7 service verleent, kan baat hebben bij een antwoordservice. Voor professionals die 24 uur per dag ondersteuning bieden, zoals IT-specialisten, slotenmakers, zorgverleners en uitvaartondernemers is het vaak goedkoper om een antwoorddienst de bereikbaarheid in de nachten te laten dekken. Ook biedt dit ondernemers een beter evenwicht tussen werk en privéleven. De antwoordservice kan de oproepen in de nacht filteren voordat een werknemer uit uw bedrijf gewekt wordt. Alle oproepen die kunnen wachten tot de volgende werkdag, worden netjes verwerkt, zodat deze later opgepakt kunnen worden. De echte urgente zaken kunnen door de antwoorddienst in de nacht volgens protocol worden verwerkt. Het noodprotocol mag je zelf opstellen, zodat jij van je nachtrust kan genieten.
Je onderneming heeft meerdere afdelingen
Voor een bedrijf met meerdere afdelingen, biedt een antwoordservice professionaliteit en efficiëntie door als receptie te fungeren. Dit zorgt ervoor dat de telefoontjes op een juiste manier gefilterd worden voordat ze naar een afdeling doorverbonden worden. Zo wordt jouw personeel niet meer gestoord door bellers die een verkeerde keuze gemaakt hebben in het keuzemenu. Ook voor de klanten is het prettig om direct gehoord te worden. Daarnaast hoeven ze zo niet twee keer hetzelfde verhaal te vertellen. Als ondernemer bespaar je veel kosten zoals Loonheffing, aanwerving/opleiding/risico voor een interne receptioniste. Ook weet je zeker dat de telefoon beantwoord wordt op het moment dat er meerdere tegelijk binnenkomen. Geen afwezigheid tijdens ziekteverlof of pauze.
Je onderneming werkt met klantafspraken
Wanneer je onderneming op afspraak werkt, ben je veel tijd kwijt met het inplannen en verplaatsen van deze afspraken. Dit beperkt je afspraaktijd, waardoor je minder afspraken per dag kan afhandelen. Daarnaast kun je tijdens afspraken wellicht niet gestoord worden door de telefoon. Veel fysiotherapeuten, pedicurepraktijken, trainers etc. maken daarom gebruik van een antwoordservice. De antwoorddienst kan jouw klanten direct te woord staan en een afspraak in de agenda inplannen. De klant voelt zich gehoord en kan efficiënt geholpen worden terwijl jij je focust op je afspraak. Het verplaatsen of annuleren van afspraken kan ook direct in jouw systeem verwerkt worden. Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken met onze vertegenwoordiger.
Conclusie
Of jouw bedrijf nu groeipijnen ervaart, professioneler wil overkomen, meer tijd nodig heeft voor belangrijk werk of het zich niet kan veroorloven om nog meer klanten te missen, het inschakelen van een betrouwbare antwoordservice zoals M-contact kan je helpen! Het helpt je om je tijd en winstgevendheid te maximaliseren. De antwoordservice van M-contact is toonaangevend op het gebied van hoogwaardige telefoonbeantwoording en live-assistentie. We doen dit al ruim 10 jaar voor honderden Nederlandse bedrijven. Onze professionele en deskundige telefonisten zijn thuis in het leveren van uitstekende service. We hebben branche gerelateerde deskundige die 24/7 jouw bedrijf kunnen ondersteunen. We bieden telefonische en virtuele assistentie, afspraakplanning, oproepscreening en ticketservice voor kleine tot grote bedrijven. Door de flexibele inzetbaarheid en voordelige tarieven zijn we toegankelijk voor zelfstandige, Mkb’ers en grote bedrijven. Neem voor een vrijblijvende kennismaking contact op met één van onze specialisten om de mogelijkheden te bespreken.
Je twijfelt nog?
Ons motto: Bij twijfel altijd doen!
Wij hebben makkelijk praten, wij zijn al overtuigt van onze dienst. Daarom laten wij je 14 dagen kosteloos en vrijblijvend de service van M-contact ervaren. Dat is de enige manier om er achter te komen wat onze antwoordservice jouw onderneming oplevert.
Vraag hier je proefperiode aan!